Jonas SGDEA

Software LIBRE (No requiere licencia ni pagos mensuales o contratos de exclusividad. Su empresa y/o entidad puede tener su propio desarrollador PHP sin frameworks) y personalizarlo a su gusto y conveniencia.

Arquitectura cliente-servidor

Lenguaje de programacion PHP 8.2 (y se actualiza mensualmente), Jquery, CSS3, entre otros.

Base de datos que no requiere licenciamiento (PostgreSQL en su versión más reciente) utilizando el tipo de dato JSONB lo cual se traduce en una velocidad de consulta optimizada en mas de 4000% comparada con otro tipo de dato sin utilizar indices.

El codigo fuente se comparte en la comunidad JONAS de manera mensual sin ningún costo para las empresas o entidades que lo tengan implementado permitiendo el crecimiento del programa al mejorar procesos y procedimientos estándar, generando mensualmente parches de seguridad, nuevos desarrollos, avance en nuevas librerías y buscando principalmente apoyar VERDADERAMENTE la función archivística.

Ya hemos realizado migraciones de información de entidades que usaban anteriormente el codigo de Orfeo Version 3.6-3.8 exitosamente, haciendo que para el usuario final sea transparente el cambio de tecnología siendo mucho más rápido, fácil, intuitivo conservando sus radicados, histórico, trazabilidad, expedientes para que continúen procesos pendientes y generen respuesta a nuevos documentos.

Cuenta con módulo digitalizador web que no requiere de programas adicionales sino que mediante el navegador, asocia la imagen a los documentos en 4 clics entregando al usuario final un sticker con codigo QR que lo dirige a una pagina donde le muestra si su documento fue respondido o en qué estado se encuentra.

Está concebido para generar desde el mismo aplicativo los insumos necesarios para el PETI, PINAR, PGD de cada empresa o entidad ya que normalmente esta información está en la memoria usb o disco duro de algún archivista pero no en el Software de Gestión Documental.

Diseñado con arquitectura distribuida lo que elimina el problema del usuario DSALIDA o finalización de trámites.

Hace un seguimiento tanto del documento electrónico como del soporte físico implementando procesos de recepción validados con firma electrónica para registrar donde está el físico de los documentos

Realiza foliación electrónica automática a todos los documentos que se digitalizan e indexan en el aplicativo

Tiene módulo de firma electrónica con marca de agua de seguridad (Similar a la tecnología utilizada en las nuevas cédulas de ciudadanía) para que no sea posible usar la firma desde una simple captura de pantalla y cada radicado cuenta con codigo QR para verificar su autenticidad.

Módulo de prestamos optimizado con firma electrónica que genera alertas al encargado del inventario para devoluciones, pendientes por entregar, etc.

Radicación de correo electrónico con 5 clics (Si, realmente lo hemos hecho fácil para los usuarios finales)

El reinicio de secuencias anual y creación de bodega es automático, no depende de ninguna ejecución manual.

Diseñado para interoperabilidad nativa entre Jonas de las entidades o empresas donde se encuentre instalado cuando se requiera

Gestiona detalladamente la trazabilidad de los documentos garantizando la confidencialidad por cada uno de los radicados, evitando en un 85% el manejo de documentos físicos al facilitar la integración de manera personalizada de procesos y procedimientos de cada entidad y/o empresa.

Cuenta con un módulo de inventario para fondos acumulados o archivo inactivo fundamentado en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) y en las Tablas de Retención Documental (TRD)

Cuenta con un módulo de préstamos y devoluciones dando alertas tanto al usuario como al encargado del inventario físico sobre los pendientes por devolver, gestionar y/o ubicar físicamente con el módulo de ubicación topográfica.

Posibilidad de generar reportes estadísticos e indicadores de gestión personalizables de acuerdo a la necesidad de su empresa/entidad

Permite a sus colaboradores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a internet teniendo en cuenta los parámetros de seguridad establecidos.

Módulo de consultas por radicado, expediente, y/o inventario documental ya sea por número de radicado, asunto, código de expediente, asunto de expediente y/o por metadatos con la posibilidad de buscar de manera básica ó aplicando uno o varios de los 13 filtros en el inventario documental.

Modulo de modificación de radicado y expedientes llevando seguimiento desde cuál usuario se realizan cambios al radicado y/o expediente con fecha, hora, IP desde la cual se realiza y navegador utilizado.

Genera comunicados internos y respuestas desde el aplicativo sin la necesidad de utilizar herramientas como Word ó excel. Tiene editor online que conserva las versiones del documento que se genera ó modifica brindando las opciones para aprobar y firmar el documento de manera mecánica, electrónica y/o digitalmente de acuerdo a su necesidad.

Concebido como solución a la necesidad de las empresas y entidades en la implementación de la iniciativa cero papel que contempla la reducción significativa de tiempo, costos y recursos como toner de impresora, papel, fotocopias innecesarias así como el control de los documentos y el acceso a éstos.

Verificación nativa de cambios organico-funcionales validando actos administrativos cargados en cada una de sus variaciones enfocado en el versionamiento de las Tablas de Retención Documetnal.

Parametrización y uso de Funciones, Procesos, Procedimientos, Tareas y Tabla de control de acceso de acuerdo a cada versión de la Tabla de Retención Documental.