Nuestra Historia

Luego de tener contacto directo durante mas de 7 años con usuarios del sistema de gestión documental Orfeo, atendiendo las necesidades a diario respecto a uso del programa como implementación, parametrización, instalación, capacitación, desarrollos nuevos, interoperabilidad (REST y SOAP), mantenimiento y soporte de primer, segundo y tercer nivel del Sistema de Gestión Documental Orfeo en todas sus versiones (3.4, 3.6, Orfeo5, ArgoGPL, OrfeoGob, etc) en varias empresas privadas y entidades del estado como Coljuegos, Fiscalía General de la Nación, Ejército Nacional, Jardín Botánico de Bogotá, Agencia de Desarrollo Rural, Federación Nacional de Departamentos, Sociedad Hotelera Tequendama, Instituto Nacional para Ciegos INCI, Fondo de Adaptación, Ministerio de Salud, Subred de Occidente, Comfiar, Proficol, etc con bases de datos Oracle, PostgreSQL, SQL server, etc.

El panorama encontrado en la mayoría de entidades / empresas en cuanto al Software de Gestión Documental es el siguiente:

El software que usan es Orfeo en una versión con lenguaje de programación obsoleto (Versión de Orfeo 3.6 o anterior con lenguaje de programación PHP 5.6 el cual no tiene soporte desde hace mas de 2 años) lo cual es una falla abismal en términos de seguridad presentada por lenguaje de programación y servidores en versiones muy antiguas para dar continuidad a Orfeo 3.6 y dificulta nuevas integraciones y desarrollos basados en nuevas tecnologías.

El codigo fuente de Orfeo instalado, sigue siendo el mismo que se instaló hace años y no han recibido actualizaciones de otra versión de Orfeo parecida a la que instalaron por lo que los cambios que ven en otras entidades no se pueden implementar en la suya. Al tiempo que normalmente estas mismas entidades que no reciben actualizaciones oficiales, se niegan a compartir su codigo porque consideran que al haber hecho algún ajuste (que ha costado recursos propios) no van a entregarlo "Gratis" a otra empresa o entidad que no les representa beneficio alguno.

Generalmente la empresa que le da soporte a Orfeo normalmente NO CONOCE ORFEO sino que son empresas de software que ganan las licitaciones y después de tener los contratos de soporte y/o mantenimiento de Orfeo, ahí contratan por prestación de servicios un desarrollador con experiencia para que haga todo lo relacionado con soporte y mantenimiento pero la empresa supuestamente "experta en Orfeo" ni siquiera sabe como radicar los 4 vistos buenos de un radicado Orfeo.

La empresa que instala Orfeo deja el codigo fuente y la capacitación pero por el nivel de complejidad al hacer una transacción en Orfeo, los usuarios finales toman la alternativa de no utilizarlo o utilizarlo mal como por ejemplo solo se usa para generar el numero de radicado pero haciendo las comunicaciones en Word e imprimiendo (Utilizando en su mayoría el formato papel y registrando en hojas de excel para su propio control) dificultando mucho hacer seguimiento a la relación archivística de "Antecedente vs Consecuente" en el Orfeo instalado y desconocen como relacionar los anexos correspondientes.

La capacitación entregada por la empresa que implementó Orfeo inicialmente se hizo a personal que ya no labora en la entidad y los nuevos funcionarios manejan solo 1 o 2 módulos de Orfeo pero de una manera diferente porque manejaban otra versión con otros desarrollos de entidades diferentes donde laboraban anteriormente.

Los instrumentos archivísticos (como Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental, Tablas de Valoración Documental, Metadatos, etc.) no se encuentran utilizadas correctamente en Orfeo porque su arquitectura no obedece estos principios archivísticos. Por ejemplo Orfeo tiene un módulo de TRD pero al momento de aplicarlo es difícil para el usuario final o para aplicar la TRD en los fondos acumulados se complica porque los tiempos de retención o los códigos o nombres de serie/subserie han cambiado y no se aplica el versionamiento de la TRD en la versión estándar de Orfeo.

Las entidades conocen muy pocas alternativas a SGDEA y aceptan Orfeo porque es el mas popular, y al revisar otras alternativas como Alfresco, AZdocumental, ControlDoc, etc. Se dan cuenta que son códigos con licencia y que genera dependencia completa de las empresas que lo implementan (igual que pasa con la base de datos Oracle, que genera costos fijos mensuales por una licencia para base de datos) por ser software con licencia de pago.

Si llegan a considerar pasar a otra herramienta, es impensable la migración de los datos de Orfeo hacia otra aplicación ya que ninguna empresa se compromete a pasar los históricos, expedientes, radicados, usuarios y relaciones correspondientes desde Orfeo hacia otro aplicativo ya que la arquitectura obviamente es diferente.

Se entrega un Sticker de radicación de Orfeo pero el usuario externo no tiene una herramienta para verificar el estado de su trámite usando ese numero entregado en el Sticker Orfeo.

Se presentan MUCHOS inconvenientes al utilizar OrfeoScan o SkinaScan para asociar imagenes en Orfeo a los radicados de entrada.

Cuando la entidad es muy grande, el usuario finalización de trámites se llena de información que nunca va a ser procesada y difícilmente consultada ya que si se abre la bandeja de entrada de ese usuario (DSALIDA en la versión estándar), puede generar la caída de Orfeo durante varios minutos por la consulta que hace para contar la cantidad de radicados en ese usuario de salida.

En Orfeo no se ha hecho automatización o alerta a algún usuario por las fechas de la versión más reciente de la TRD indicando disposición final o un reporte donde ayude el tema de las transferencias documentales SIN PLANILLAS IMPRESAS EN FÍSICO.

Orfeo no hace foliación electrónica

Difícilmente Orfeo cumple a cabalidad con siquiera 30 puntos del MOREQ (Que tiene 240 puntos) recomendado por el archivo general de la nación que son los requerimientos archivísticos que se busca cumplir para que un Software de Gestión Documental pueda considerarse SGDEA.

Los módulos de firma electrónica (Si es que lo tienen desarrollado en su versión de Orfeo) son excesivamente largos y complicados de manejar y la firma puesta en el documento puede ser fácilmente copiada por una captura de pantalla sin ningún tipo de seguridad.

No implementan generalmente el módulo de préstamos en físico del documento, carpetas o cajas del inventario documental.

En Orfeo no hay una manera de saber donde se encuentran los documentos físicos recibidos o generados en la actividad diaria, se manejan planillas impresas (en algunos casos) donde se debe buscar manualmente el recibido del documento físico en formato papel.

La radicación de correo electrónico es sumamente engorrosa y complicada para un usuario final, normalmente (en la versión estándar de Orfeo) hay que imprimir el correo en PDF, descargar sus anexos, generar un radicado vacío con la información del mail, luego radicarlo y anexarle el PDF como imagen principal y luego los anexos en la tercera pestaña para luego gestionarlo.

El reinicio de secuencias de fin de año no es automático, hay que conectarse el primero de Enero en horas de la madrugada para ejecutar el script de creación de bodega y de secuencias para el nuevo año.

No hemos encontrado un Orfeo que se hable con otro Orfeo, la interoperabilidad a pesar de ser el mismo programa, no ha sido contemplada (o no la conocemos hasta ahora)

Desde esta amplia experiencia en conjunto con archivistas asesores del Archivo General de la Nación (AGN), Ingenieros desarrolladores adscritos al Ministerio de Tecnologías y Comunicaciones (MINTIC) hemos creado la empresa GAMMA CORP SAS con el propósito de brindar soluciones de Software de Gestión Documental ante cada uno de estos inconvenientes.

De esta manera nace Jonas SGDEA con el fin de ofrecer una nueva opción con nuevas tecnologías, mayor seguridad, arquitectura de software pensada para tener una interoperabilidad con otros sistemas de manera nativa, una interacción más fácil, mas amigable y con menos pasos para realizar acciones.

Es un Software de Gestión Documental Electrónico y Archivo SGDEA que hemos desarrollado con las siguientes características :

Software LIBRE (No requiere licencia ni pagos mensuales o contratos de exclusividad. Su empresa y/o entidad puede tener su propio desarrollador PHP sin frameworks) y personalizarlo a su gusto y conveniencia.

Arquitectura cliente-servidor

Lenguaje de programacion PHP 8.03 (y se actualiza mensualmente), Jquery, CSS3, entre otros.

Base de datos que no requiere licenciamiento (PostgreSQL en su versión más reciente) utilizando el tipo de dato JSONB lo cual se traduce en una velocidad de consulta optimizada en mas de 4000% comparada con otro tipo de dato sin utilizar indices.

El codigo fuente se comparte en la comunidad JONAS de manera mensual sin ningún costo para las empresas o entidades que lo tengan implementado permitiendo el crecimiento del programa al mejorar procesos y procedimientos estándar, generando mensualmente parches de seguridad, nuevos desarrollos, avance en nuevas librerías y buscando principalmente apoyar VERDADERAMENTE la función archivística.

Ya hemos realizado migraciones de información de entidades que usaban anteriormente el codigo de Orfeo Version 3.6-3.8 exitosamente, haciendo que para el usuario final sea transparente el cambio de tecnología siendo mucho más rápido, fácil, intuitivo conservando sus radicados, histórico, trazabilidad, expedientes para que continúen procesos pendientes y generen respuesta a nuevos documentos.

Cuenta con módulo digitalizador web que no requiere de programas adicionales sino que mediante el navegador, asocia la imagen a los documentos en 4 clics entregando al usuario final un sticker con codigo QR que lo dirige a una pagina donde le muestra si su documento fue respondido o en qué estado se encuentra.

Está concebido para generar desde el mismo aplicativo los insumos necesarios para el PETI, PINAR, PGD de cada empresa o entidad ya que normalmente esta información está en la memoria usb o disco duro de algún archivista pero no en el Software de Gestión Documental.

Diseñado con arquitectura distribuida lo que elimina el problema del usuario DSALIDA o finalización de trámites.

Hace un seguimiento tanto del documento electrónico como del soporte físico implementando procesos de recepción validados con firma electrónica para registrar donde está el físico de los documentos

Realiza foliación electrónica automática a todos los documentos que se digitalizan e indexan en el aplicativo

Tiene módulo de firma electrónica con marca de agua de seguridad (Similar a la tecnología utilizada en las nuevas cédulas de ciudadanía) para que no sea posible usar la firma desde una simple captura de pantalla y cada radicado cuenta con codigo QR para verificar su autenticidad.

Módulo de prestamos optimizado con firma electrónica que genera alertas al encargado del inventario para devoluciones, pendientes por entregar, etc.

Radicación de correo electrónico con 5 clics (Si, realmente lo hemos hecho fácil para los usuarios finales)

El reinicio de secuencias anual y creación de bodega es automático, no depende de ninguna ejecución manual.

Diseñado para interoperabilidad nativa entre Jonas de las entidades o empresas donde se encuentre instalado cuando se requiera