Nuestra Historia

Durante más de siete (7) años hemos trabajado de manera directa con entidades públicas y empresas privadas en la implementación, operación y evolución de Sistemas de Gestión Documental Electrónica y de Archivo (SGDEA), acompañando procesos de instalación, parametrización, capacitación funcional, soporte, mantenimiento, desarrollos a la medida, integraciones e interoperabilidad mediante servicios REST y SOAP.

Nuestra experiencia se ha desarrollado principalmente sobre el sistema Orfeo, en múltiples versiones (3.4, 3.6, Orfeo5, ArgoGPL, OrfeoGob, entre otras), brindando soporte de primer, segundo y tercer nivel, y trabajando sobre infraestructuras con bases de datos Oracle, PostgreSQL y SQL Server.

A lo largo de este recorrido hemos acompañado a organizaciones como Coljuegos, Fiscalía General de la Nación, Ejército Nacional, Jardín Botánico de Bogotá, Agencia de Desarrollo Rural, Federación Nacional de Departamentos, Sociedad Hotelera Tequendama, Instituto Nacional para Ciegos – INCI, Fondo de Adaptación, Ministerio de Salud, Subred de Occidente, Comfiar, Proficol, entre otras, lo que nos ha permitido conocer de primera mano la realidad operativa y archivística de entidades de diferentes tamaños y sectores.

Retos comunes en la gestión documental


Este contacto permanente con las entidades nos permitió identificar retos estructurales recurrentes, no atribuibles a una organización en particular, sino al contexto tecnológico y operativo en el que se han implementado muchos sistemas de gestión documental en el país:

Plataformas que operan sobre versiones tecnológicas antiguas, lo que dificulta la seguridad, el mantenimiento, la escalabilidad y la integración con nuevas soluciones.

Código fuente que permanece sin evolución durante años, limitando la incorporación de mejoras funcionales y normativas.

Dependencia tecnológica de proveedores, que reduce la autonomía de las entidades para adaptar el sistema a sus necesidades reales.

Uso parcial del software por parte de los usuarios finales, quienes terminan optando por procesos manuales o paralelos (documentos en Word, control en Excel, uso intensivo de papel).

Dificultades para realizar seguimiento archivístico completo a la relación antecedente–consecuente, anexos, expedientes y trazabilidad documental.

Capacitación que se realizó a funcionarios que ya no pertenecen a la entidad, generando brechas de conocimiento en los nuevos equipos de trabajo.

Instrumentos archivísticos: una brecha crítica


Uno de los aprendizajes más importantes fue identificar que, en muchos casos, los instrumentos archivísticos existen formalmente, pero no se aplican de manera efectiva dentro del software. En el día a día encontramos dificultades como:

Uso limitado o incorrecto de las Tablas de Retención Documental (TRD).

Ausencia de versionamiento de TRD, lo que complica la aplicación de cambios históricos en series, subseries y tiempos de retención.

Complejidad para aplicar TRD a fondos acumulados.

Escasa integración entre el software y otros instrumentos como el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Valoración Documental (TVD) y esquemas de metadatos.

Procesos de transferencias documentales que aún dependen de planillas físicas y controles manuales.

Estas situaciones generan una desconexión entre la función archivística y la herramienta tecnológica, afectando la gestión, la consulta y la disposición final de los documentos.

Automatización: una necesidad, no un lujo


Otro aspecto recurrente fue la baja automatización de procesos clave, lo que incrementa la carga operativa y el riesgo de error humano:

Ausencia de alertas automáticas por vencimientos de tiempos de retención o disposición final.

Procesos manuales para reinicio de secuencias anuales y creación de bodegas documentales.

Falta de notificaciones oportunas para préstamos documentales, devoluciones o pendientes.

Consultas complejas que impactan el rendimiento cuando los volúmenes documentales crecen.

Escaso control integrado sobre documentos electrónicos y soportes físicos.

Esto evidencia la necesidad de que un SGDEA no solo almacene información, sino que orqueste procesos documentales de forma inteligente y automática.

Cumplimiento normativo y estándares


Desde una perspectiva normativa, identificamos que muchos sistemas utilizados cumplen parcialmente con los requerimientos archivísticos recomendados.

En particular, al contrastar la operación real con el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos (MoReq), se evidencian brechas importantes en aspectos como:

• Gestión integral del ciclo de vida del documento.

• Automatización de disposiciones finales.

• Trazabilidad completa y auditable.

• Gestión de metadatos estructurados.

• Seguridad, autenticidad e integridad documental.

Estos estándares, recomendados por el Archivo General de la Nación, representan una guía clara hacia lo que debe ser un verdadero SGDEA moderno.

De la experiencia a la solución


A partir de esta experiencia acumulada, y trabajando de manera conjunta con archivistas asesores del Archivo General de la Nación (AGN) e ingenieros con experiencia en iniciativas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC), decidimos crear GAMMA CORP S.A.S. con un propósito claro:

👉 Desarrollar una solución de gestión documental que responda a la realidad operativa, archivística y tecnológica de las entidades.

El nacimiento de Jonas SGDEA


Así nace Jonas SGDEA, un Software de Gestión Documental Electrónica y de Archivo, diseñado desde cero con una arquitectura moderna, abierta y evolutiva, alineada con los principios archivísticos y los estándares internacionales.

Jonas SGDEA se concibe como una plataforma que:

Integra de forma nativa los instrumentos archivísticos (TRD, CCD, TVD, metadatos).

Automatiza procesos críticos del ciclo de vida documental.

Facilita la interoperabilidad entre sistemas.

Reduce la complejidad operativa para el usuario final.

Fortalece la trazabilidad, la seguridad y la transparencia institucional.

Una solución pensada para las entidades


Entre sus principales características se destacan:

Software libre, sin licencias ni pagos mensuales.

Arquitectura cliente-servidor y distribuida.

Desarrollo en PHP 8.x, con actualizaciones periódicas.

Base de datos PostgreSQL sin licenciamiento, optimizada con JSONB.

Código fuente compartido en la comunidad Jonas, promoviendo mejora continua y parches de seguridad.

Migración exitosa desde plataformas anteriores, conservando históricos, expedientes, usuarios y trazabilidad.

Digitalización web sin software adicional, con seguimiento ciudadano mediante QR.

Foliación electrónica automática.

Firma electrónica con mecanismos de seguridad avanzados.

Módulo de préstamos documentales con alertas y control.

Radicación de correo electrónico simplificada.

Automatización del cierre anual, secuencias y bodegas documentales.

Interoperabilidad nativa entre instancias Jonas.

Una solución pensada para las entidades


Jonas SGDEA no surge como una crítica a las herramientas existentes, sino como el resultado natural de años de experiencia, análisis y aprendizaje en el sector.

Nuestro propósito es acompañar a las entidades en la evolución de su gestión documental, fortaleciendo la función archivística, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo, mediante tecnología moderna, abierta y sostenible.