¿Por que se necesita?

Uno de los grandes problemas que se presentan a la hora de implementar un plan o programa de gestión documental (PGD) en cualquier empresa o entidad en la que se va a implementar una oficina con la iniciativa de "Cero Papel" (teniendo en cuenta que con los documentos que se van a generar desde hoy pueden ser generados, gestionados, clasificados, controlados y almacenados correctamente en un software como JonasSGD .) Es que hay una cantidad de documentos que se han generado y almacenado sin orden o están "medio ordenados" y éstos no se pueden todavía gestionar ya que no se sabe exactamente cuál información hay en éste Fondo Acumulado.
Puede que alguien en algún momento haya armado un listado de excel o en un libro un registro parcial sobre una parte de ésta información, pero seguramente no cumple con la totalidad de lineamientos recomendados por el Archivo General de la Nación (AGN), por lo que la labor de ordenar éstos documentos se puede complicar un poco.

¿Cómo solucionarlo?

Ya que hay un montón de papeles desorganizados y no se sabe dónde ni cómo encontrar un documento en caso de necesitarlo. Se requiere que tenga orden por expedientes, temas y seleccionar si la información es realmente relevante, si solo hay varias copias de un mismo documento o si solo son documentos que no tienen ningún valor por lo que se pueden eliminar. En éstos casos hay información de varias dependencias revuelta en el mismo sitio (Por ejemplo hojas de vida antiguas con facturas de años anteriores y actas de reunión en el mismo paquete).
Aquí es donde cobra gran relevancia el concepto de GESTION DOCUMENTAL

Se debe intervenir el fondo documental separando primero por grupos grandes, siguiendo con el detalle y terminando con documentos específicos. Para facilitar ésta labor, expertos en gestión documental (AGN o Archivo General de la Nación) han definido estándares, herramientas y formatos para organizar éstos Fondos Acumulados como lo son:

• CCD (Cuadro de Clasificación Documental)
• TRD (Tablas de Retención Documental)
• FUID (Formato Único de Inventario Documental)

Cuadros de Clasificación Documental

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), es un instrumento técnico que refleja la estructura de un Archivo Total de una entidad ó empresa que permite:
- Ordenar documentos de archivo dentro de los espacios físicos como: carpetas, cajas y archivadores rodantes de piso que ocuparán para su conservación temporal o definitiva en los Archivos de Gestión, Archivo Central y/o Archivo Histórico.
- Los elementos que conforman el cuadro de clasificación documental, son homogéneos facilitando y controlando el acceso a los documentos del archivo total.
- Permiten un nivel de comprensión y utilización de los Archivos como la suma de los procesos de ordenación preestablecida.

Un Cuadro de Clasificación Documental, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una empresa o entidad y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias.

Este Instrumento permite la clasificación y descripción archivística en un fondo documental o archivo total, proporcionando una estructura lógica de la documentación producida o recibida en el ejercicio de las funciones de la entidad.

Facilitando el acceso a la información contenida en el acervo documental, de una forma Jerárquica a tendiendo los conceptos básicos del Fondo , Sección del Fondo, Subsección del Fondo, Serie, Subserie y tipologías documentales que establecen un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales y funcionales que conforman la memoria institucional.

• FONDO:Es el conjunto de documentos producidos o recibidos por una entidad con cuyo nombre se identifica (Razón Social).
• SECCIÓN DEL FONDO : Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las funciones de cada dependencia con las disposiciones legales aplicables.
• SUBSECCIÓN DEL FONDO : Es el conjunto de documentos relacionados entre si que, por lo general tienen correspondencia con las funciones de la dependencia que lo origina.
• SERIE : Es la agrupación homogénea de documentos producidos en desarrollo de una función específica y reguladas por norma jurídica o de procedimiento.
• SUBSERIE : Es un conjunto de unidades documentales que hacen parte de la serie.
• TIPO DOCUMENTAL Ó DOCUMENTO :Es una unidad archivística más pequeña, indivisible que conforma la serie y la subserie documental.

Tablas de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

Según la ley 594 de 2000 (Ley general de Archivos) es el listado de series y subseries, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Formato Único de Inventario Documental (FUID)

Un Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos

Todas las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

Normalmente, éste inventario se hace manualmente o en excel, pero en Jonas SGDEA hay un módulo especial para cargar de manera masiva o individual, para consultarlo más fácilmente y mantenerlo de manera electrónica.